OneNote, de parel van Microsoft

Wie net als ik graag alles digitaal houdt om de papieroverlast te beperken, beschikt na verloop van tijd over heel wat informatie. Hetzelfde geldt voor zelfstandigen die graag alle info over klanten, leveranciers enz. willen bijhouden. Maar hoe houd je al die info georganiseerd bij? Met een ingewikkelde mappenstructuur? En wat dan als je onderweg bent en iets wilt raadplegen? De oplossing die ik je wil voorstellen, heet OneNote.

OneNote is een verborgen parel in het Officepakket en wordt vaak genegeerd. Het programma verzamelt informatie van welke bron je maar wilt en helpt je die info later terugvinden wanneer je ze nodig hebt.

OneNote is eigenlijk een verzameling van notitieboekjes, met daarin secties en pagina’s in secties, net zoals je een papieren notitieboekje kunt gebruiken.

Opgelet: De OneNote die ik hier beschrijf is OneNote 2016 als onderdeel van het Office-pakket (of ook Office365). Er is ook de gratis OneNote app voor Windows, maar die is qua functionaliteit een pak beperkter. Zo kun je met de app notitieblokken uitsluitend in de cloud opslaan en niet lokaal, een gigantische blunder van Microsoft.

Zo ziet de klassieke versie van OneNote eruit:
notitieboekjes links, secties bovenaan en pagina’s rechts

Dat is allemaal mooi, maar is dat het? Nee hoor, er is een pak meer, eigenlijk te veel om hier allemaal te vermelden. Maar ik noem toch enkele zaken op om je een idee te geven:

Om te beginnen kun je al je notitieboekjes zowel lokaal als in de cloud opslaan en onderweg de gratis OneNote app (zowel voor iOS als Android) gebruiken om alles te raadplegen of ook wijzigen door te voeren.

Hoewel een notitieboekje heel logisch kan worden georganiseerd, kun je uiteraard al eens vergeten waar je dit of dat nu weer had geplaatst. Geen erg, OneNote indexeert elk woord van elke notitie, hoe klein of hoe groot ook zodat je alles heel snel met de zoekfunctie terugvindt. Als je dus de wegbeschrijving naar het huis van Jan Smet in je notitieboek op OneNote hebt geplaatst en hem dan vier jaar lang niet zag, dan vind je ze meteen als je Jan Smet in de zoekbalk invoert. Probeer dat maar eens met een gewoon notitieboekje, zelfs als dat heel goed georganiseerd is.

Wanneer je OneNote voor het eerst opent, zie je een voorbeeld van een notitieboekje, dat toont op welke manieren je notities kunt nemen. De eenvoudigste manier is ergens op de pagina klikken en tekst beginnen te tikken. OneNote probeert je standaard niet aan een virtuele A4-indeling te houden: je kunt waar je maar wenst tekst plaatsen en de pagina wordt gewoon uitgebreid. De tekst die je tikt, verschijnt in een vak dat automatisch groeit volgens de vereiste grootte, en breekt de zin af wanneer de rij met tekst te lang wordt.

Je kunt de grootte van het vak aanpassen, het verplaatsen en de tekst erin verplaatsen via verschillende ankerpunten. De tekst zelf kan op dezelfde manier als in Word worden bewerkt. Wil je een tabel toevoegen, dan kan dat ook. Je kunt evenwel geen berekeningen in die tabel uitvoeren. Maar wie dat wil, kan een bestaande of nieuwe Excel-tabel invoegen.

Er zijn verschillende manieren om inhoud uit andere toepassingen naar OneNote te kopiëren. Het makkelijkst is klikken op de schermclipknop onder het tabblad ‘Invoegen’. Hiermee kopieer je een rechthoekig deel van het scherm rechtstreeks naar de pagina. Aan je browser kun je een plug-in toevoegen waarmee je de huidige internetpagina rechtstreeks naar OneNote stuurt.

Wanneer je een item van elders naar OneNote kopieert, voegt het programma automatisch de link van de bron toe. Handig!

OneNote installeert ook een virtuele printerdriver, die kan worden gebruikt om om het even wat afgedrukt kan worden rechtstreeks naar een notitieboek in OneNote te brengen – je drukt eenvoudigweg het document zoals altijd maar je kiest ‘Verzenden naar OneNote’ als printer.

Je kunt ook bestanden toevoegen aan een ‘pagina’, net zoals je bij een e-mail doet. Een bijgevoegd bestand verschijnt als een gewoon documentpictogram van Windows en je kunt het in de standaardtoepassing openen door erop te dubbelklikken.

Bijgevoegde bestanden zijn een kopie, geen link. Als je dus op je harde schijf een bestand bijwerkt, dan blijft de versie in OneNote ongewijzigd. Je kunt toch die laatste versie vanuit OneNote verkrijgen door met de rechtermuisknop op het pictogram te klikken en vervolgens ‘Open origineel’ te kiezen.

Wat als je een screenshot, foto of afbeelding van een website als afbeelding in OneNote hebt geplaatst? Dan kun je gratis, snel en redelijk nauwkeurig (bij normale, leesbare letters) tekstherkenning uitvoeren. Met de functie ‘Tekst kopiëren van afbeelding’ via de rechtermuisknop kun je zien hoe goed OneNote de tekst omzet. Er zitten mogelijk wel wat fouten in, maar het gaat veel sneller dan alles zelf in Word intikken.

En met bovenstaande mogelijkheden ben ik nauwelijks begonnen met alles wat OneNote kan doen. Je kunt er ook mee tekenen, afbeeldingen bewerken, audio- of videobestanden toevoegen en veel, veel meer!

Zijn er ook alternatieven? Ik heb ook soortgelijke software geprobeerd, zoals Evernote en Springpad, maar OneNote steekt er voor mij sterk bovenuit. Ik kan er niet alleen alles mooi mee organiseren, het doet de organisatie ook voor mij. Prachtig!

Probeer OneNote zeker eens uit. De tweede keer dat je de toepassing gebruikt, je bij jezelf denkt van ‘Waar heb ik dat weer gezet’ en vervolgens de zoekfunctie gebruikt, zul je er verslaafd aan raken.

Facebooktwitterredditpinterestlinkedinmail

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *